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Come scegliere la data giusta per il tuo evento

Come scegliere la data giusta per il tuo evento

Ecco i passi fondamentali

Quando stiamo organizzando il nostro evento, scegliere la data va oltre la semplice disponibilità della location, infatti, se nel processo di pianificazione il primo passo è stabilire i nostri obiettivi, trovare la data perfetta è il secondo.

La scelta del giorno potrebbe determinare il successo o l’insuccesso dell’evento, è per questo motivo che ti consigliamo di dedicare un po’ di tempo alla ricerca di alcune potenziali date e di seguire i seguenti passi.

 

Stagionalità

 

A seconda del tipo di evento che stai organizzando, le stagioni (e le loro caratteristiche) possono aiutarti a restringere la scelta delle date potenziali, eliminando quelle con più criticità. Può sembrare una considerazione banale, in realtà capita con una certa frequenza che ammaliati dal tipo di location (magari la terrazza di un hotel con una vista panoramica mozzafiato), si perda di vista l’aspetto climatico. In linea generale aprile e maggio sono i mesi migliori per le conferenze, i seminari e workshop, mentre le prime settimane d’autunno sono consigliate per il lancio di nuovi prodotti o presentazioni.

 

Elimina le date con alta competizione

 

Un punto spesso (fin troppo) sottovalutato: la data con il tasso più alto di presenze è quella che non si sovrappone con altri eventi organizzati dai tuoi competitor. Anche in questo caso ti consigliamo di prenderti il tempo necessario per fare ricerche ed informarti sulle date degli eventi già confermate a cui prenderà parte il tuo potenziale pubblico. Per un’analisi più accurata, alcuni fattori che potresti considerare sono:

Dimensione dell’evento

Location

Sovrapposizione del pubblico

Tasso di partecipazione nell’ultimo evento.

Per un evento di successo, non costringere il tuo target a scegliere tra il tuo e quello di un tuo competitor, soprattutto se quest’ultimo ha già il vantaggio di aver fissato la data ed iniziato la promozione.

Feste ed eventi pubblici

 

A meno che il tuo evento non sia in qualche modo legato alla festività religiosa o a quella nazionale, ti sconsigliamo vivamente di fissare il tuo evento non solo nei giorni ufficiali ma anche nei due precedenti e nei due seguenti, in quanto il tuo target potrebbe ad esempio decidere di fare il classico “ponte”, oppure approfittarne per fare una vacanza con la famiglia.

Di contro per una maggiore copertura mediatica, in particolare sui canali social, il tuo evento potrebbe trarre beneficio da altre date significative quali ad esempio “le giornate mondiali”.

 

Giorno della settimana

 

A questo punto dovresti essere riuscito ad individuare periodo e mese potenziale, ora ti manca solo il giorno della settimana, ma qual è il più indicato? Per gli eventi aziendali i giorni con il più alto livello di partecipazione sono mercoledì, giovedì e venerdì, in quanto sono giorni in cui la routine lavorativa settimanale non viene interrotta in modo significativo.

 

Consiglio: Promuovi il tuo evento con largo anticipo

Una volta che hai fatto i compiti ed hai definito la data perfetta per il tuo evento, non dimenticare l’ultimo passo importante: promuoverlo al tuo target di riferimento. Dedica una sezione sul tuo sito, crea una mailing list e soprattutto diffondilo sui tuoi social network!

 


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